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从咨询方角度,看企业如何进行信息化

1. 从咨询方角度来说,建议树立 “客户所提任何需求都是“合理”的”的理念。这里的“合理”打了引号,其意思有两个,一个是作为顾问,可以首先假设认为客户所提的需求是“合理”的,其背后的基本逻辑假设是“客户不会故意的为难我们”,二是从咨询方作为服务方角度来说,其初始的位置的确处于相对弱势一方,如果我们一直以怀疑的眼光去对待客户所提的需求,容易造成难以合作,也就是说,咨询方认为“合理”,是有利于双方合作的。只有认为客户所提的需求都是“合理”的,我们我们才能正视这个需求,才愿意去分析这个需求,需求真的“合理”,我们就满足了客户,如果最后证明不“合理”,我们也增长了经验,锻炼了沟通能力。这个理念并不是提倡满足客户的任何需求,而是先假定任何需求都是合理的,有一个切入点,让双方坐下来谈这个需求,而不是一开始根据经验就拒绝或者质疑需求,让合作一开始就陷入僵局。总的来说,这是有利于双方加强信任,赢得持续合作的概率的。

2.没有最佳实践。语言是有局限性的,一旦我们有了最佳的概念,就会不自觉把这个最佳拿过来直接用,就违背了实事求是的理念。而实际情况不是这样的,因为企业和企业的条件不一样,别的企业用的好,不代表你也用的好,别的企业用的不好,也不代表你就用不好。最佳实践只起到参考的作用,最终都要踏踏实实的从企业自身情况出发,通过思考、讨论、实践,总结出适合企业自身方法。

3.有所不为,有所为。我们太不缺乏要什么的念头了,因为人的本性是什么都想要的,而事实却相反,什么都想要,往往什么都得不到。所以要有所为,首先得有所不为,企业也是如此。想要什么是很容易想得到,也很容易说得出来的,因为人的欲望无限,不想要什么却不容易想清楚,更不容易做大,因为违反人性。对企业来说,企业的领导层对信息化的认识,则决定了要什么,不要什么,其实也是人性的反映。

4.知其短用其长。这是对企业信息化中的软件来说的,任何事物都有长处和短处,有优势和劣势,软件也是一样,我们在使用软件时,也需要充分用其长处,才能发挥软件的最大功用。反过来,如果用软件的短处,则会吃力不讨好。现在的企业管理也越来越推崇长桶理论,于此是一致的。

5.时刻保持边界感。这是对咨询方和企业方来说的,从咨询角度来说,边界感的把握非常重要,太近太远都会影响咨询效果。边界感是存在心里的,是体现在行为上的,无需时刻表现出来,也不是嘴上经常说的。边界感的本质是该谁做的事谁做,不要越俎代庖。记住:总有一天,项目会结束,结束后,甲方能够独立保持系统的顺畅运行(以几乎不再向乙方咨询原有系统问题为标准),才算项目成功。

6.系统永远要服务于业务。系统(指软件系统)和人类发明的任何工具或者某个技术是一样的,都是为了使人类生活更方便、更美好的。而且,一定是先有业务(可理解为商业活动),才有系统的。因此,系统永远服务于业务。备注:业务有可能是不合理的,甚至是不合规的,不过这并不能说明系统可以不服务于业务,这种情况下不管是否使用系统,都应规范业务。

7.优化业务的价值永远大于优化系统。系统是用来反映业务的,如果业务是原件,系统就是复印件(电子的),如果优化的话,当然是改原件的价值大,效果好。反过来说,修改系统总是容易的,优化业务总是不容易的,这本身也说明优化业务的价值大。

8.重视架构。越大的、越复杂的项目,信息化架构也越重要。和盖房子类似,如果只是搭一个狗窝,无所谓架构,想怎么搭就怎么搭呗,要造一个高楼,就必须得设计和规划,就得有架构。架构包含的内容比较多,最基本应包括系统功能切割、数据规则、数据流转、硬件要求、核心业务组件及流程等。

9.分清需求和问题。这在项目实施过程中比较重要,概括来讲,需求背后是目标和动机(目的),需求的重点在于挖掘真实目的,问题前端是现象,问题的重点在于判断根本原因。需求一定是双方合作一起讨论和实现的,而问题有可能主要由一方负责,因此从咨询方角度来说,需求一定要和企业方一起讨论,而问题则需要由一方描述清楚。

10.企业级系统永远是稳定性大于操作性,操作性大于美观度。对于企业来说,系统的稳定、可靠永远是第一位的,在这个基础上再谈系统输入效率和美化,即企业级的应用,其优先级是稳定性>可操作性>美观性。不过实际过程中经常弄颠倒了,因为用户看不到或者说不关心稳定性,只看得到美观性和可操作性。这对于顾问来说,是需要注意的,宁可牺牲操作性和美观度,先保证稳定性。备注:稳定性也包括数据的准确性。

11.需求满足优先级应考虑业务频率、业务价值、可实现性三个因素。区分优先级的目的是把“好钢用在刀刃”上,把有限资源集中于有价值的需求上。用户从自身提出的需求,往往不容易从全局考虑问题,这就需要顾问要有这个意识,如果一些需求基于经验知道是花费精力也不会有好的效果的(很可能是信息化层面难以解决的问题,比如设变),那就避免花费太多精力去讨论这个需求。业务频率和业务价值是从业务角度来看满足优先级。可实现性和业务价值则是从系统角度来看实现优先级。总之,主要精力放在可行性高,价值高的业务上,而且这些方案一旦确定,不可轻易变更。

12.  全面关注实现条件而非仅仅系统功能。用户往往关注的是系统是否有这个功能,有时会简化为系统有这个功能,就能实现企业的需求。顾问则要保持清醒,因为系统功能只是其中一个条件,还有三个条件要考虑。流程就是做事的顺序,制度则是做事的规定,两者一起配合使业务得以顺利执行。系统监控也包括系统运维,也就是要考虑此项业务长期在系统中运行所谓的条件。顾问要不断的向用户灌输另外三个实现条件。

13. 标准软件就应该使用标准功能。既然选择了标准化的软件,就表明在选型阶段,已经确定企业的核心需求是可以满足的。标准软件没有实现的功能,往往是价值不大、频率不高、规则不明确的那些业务,这些业务本身再做开发,价值也不大。标准软件用标准功能,就是用其长。如果一定要开发,有两个原则:避免功能性开发,报表开发尽量调用标准报表。如果功能性开发无法避免,则尽量少调用BAPI,尽量调用BDC模拟前台操作,减少错误。如果一定要调用BAPI,务必和前台操作产生的结果进行比较,包括前台查询比较和底表比较。

14. 早实践、多实践。实践对于信息化项目就是彩排。在不同阶段,都应进行实践,对企业来说,在选型阶段,就可以进行试用。项目实施过程中尽量早的安排测试,尽量模拟真实业务的测试。

ERP全球顾问云平台    |        |    2023-1-12
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